Algemene voorwaarden

1. Wie is wie?

Verhuurder: Vergaderen op de Veluwe, KVK-nummer 83252606, gevestigd in Arnhem.
Huurder: Degene (persoon of bedrijf) die een boeking maakt via onze website.
Locatie: Onze vergaderruimtes, podcaststudio, fotostudio en/of andere ruimtes die wij verhuren.

2. Wanneer gelden deze voorwaarden?

Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle boekingen, offertes en reserveringen bij Vergaderen
op de Veluwe. Zodra je een boeking maakt via onze website, ga je akkoord met deze voorwaarden.

3. Boeken en betalen

Boeken doe je eenvoudig via onze website. Je ontvangt altijd eerst een offerte.
Een offerte geldt als optie op de gewenste datum en blijft 10 dagen geldig.
Verlenging van deze optie is alleen mogelijk na schriftelijk akkoord van de Verhuurder.
Zonder verlenging vervalt de optie automatisch. Andere partijen kunnen de datum dan reserveren.
Een optie wordt pas een definitieve boeking zodra de offerte digitaal, per e-mail of schriftelijk is bevestigd. Je ontvangt hiervan altijd een bevestiging per e-mail.
Zodra de offerte is bevestigd, zijn de annuleringsvoorwaarden van toepassing.
Betaling gaat altijd achteraf, binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij we vooraf samen iets anders hebben afgesproken.
In sommige gevallen vragen wij een aanbetaling. Dit laten we altijd vooraf weten. Aanbetalingen zijn niet terugvorderbaar (behalve als de wet anders voorschrijft).
Wordt er niet op tijd betaald, dan kunnen wij rente en incassokosten in rekening brengen. We gaan er natuurlijk vanuit dat dit niet nodig is – je ontvangt altijd eerst een vriendelijke herinnering van ons.

4. Annuleren of verplaatsen

Tot 45 dagen voor de boeking: kosteloos annuleren of verplaatsen
Tot 4 weken voor het event: 25% van het offertebedrag
Tot 2 weken voor het event: 50% van het offertebedrag
Tot 1 week voor het event: 75% van het offertebedrag
Binnen 1 week voor het event: 100% van het offertebedrag

Annuleringsvoorwaarden bij een reeks van meerdere data (meerdaagse events en trainingen) wanneer er sprake is van een reeks boekingen die inhoudelijk bij elkaar horen (bijvoorbeeld een training, cursus of meerdaags event), gelden de standaard annuleringsvoorwaarden niet. Voor dergelijke boekingen worden in overleg aangepaste voorwaarden opgesteld en vastgelegd per boeking.

Annulering bij arrangementen met derden

Wanneer een reservering onderdeel is van een volledig verzorgd arrangement waarbij ook diensten van derden zijn inbegrepen, zoals activiteiten of catering, gelden de volgende aanvullende bepalingen. Bij annulering is de opdrachtgever aansprakelijk voor alle kosten die voortvloeien uit de annulering van deze onderdelen. Dit geldt ook als deze kosten hoger zijn dan de standaard annuleringsstaffel van Vergaderen op de Veluwe.

Indien onze partners kosten in rekening brengen die niet kosteloos kunnen worden geannuleerd, worden deze kosten volledig doorbelast aan de opdrachtgever. Vergaderen op de Veluwe zal de opdrachtgever hierover informeren en, indien gewenst, een overzicht van de betreffende kosten verstrekken. De datum waarop de annulering door Vergaderen op de Veluwe per mail is ontvangen, geldt als peildatum voor de berekening van de kosten.

5. Huisregels

Roken: Binnen is roken verboden. Buiten kun je gebruikmaken van de peukenpaal. Let op: we
zitten midden in de natuur, dus wees extra voorzichtig met vuur.
Parkeren: Parkeer op de aangewezen plekken om overlast of schade aan de natuur te voorkomen.
Huisdieren: Alleen welkom na voorafgaande schriftelijke toestemming.

6. Gebruik van de locatie

Je start- en eindtijd staan in de boekingsbevestiging. Meestal werken we met dagdelen van 4 uur.

Je hebt toegang tot de ruimte vanaf 15 minuten vóór aanvang tot 15 minuten ná afloop.
Gebruik je de ruimte langer dan afgesproken, dan rekenen we per 15 minuten extra tijd door op basis van de huurprijs in de offerte.

Heb je wat extra tijd nodig? Bel ons dan even, zodat we dit samen kunnen afstemmen en ons schoonmaakteam tijdig kunnen inplannen. Gebruik je de ruimte toch langer zonder dit vooraf te overleggen en kan ons schoonmaakteam daardoor niet aan de slag, dan behouden wij het recht om de extra tijd én eventuele extra schoonmaakkosten door te berekenen.
We vragen je de ruimte netjes achter te laten zoals je hem aantrof.
De ruimte mag alleen gebruikt worden waarvoor hij is geboekt, tenzij we vooraf schriftelijk anders
hebben afgesproken.

7. Schade en verantwoordelijkheid

Jij bent verantwoordelijk voor schade die door jou of je gasten wordt veroorzaakt.
Meld eventuele schade direct bij ons.
Kosten voor herstel of vervanging worden aan jou doorberekend.

8. Onze aansprakelijkheid

Wij zijn niet aansprakelijk voor verlies, schade of diefstal van eigendommen van jou of je gasten,
tenzij er sprake is van opzet of grove nalatigheid van onze kant.
Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals omzetverlies.
Catering wordt geleverd door een externe partij. Eventuele problemen of schade die daaruit
voortkomen vallen buiten onze verantwoordelijkheid.

9. Overmacht

In geval van overmacht (bijvoorbeeld brand, overstroming, pandemie of overheidsmaatregelen) kan
het zijn dat we je boeking moeten annuleren. Uiteraard kijken we altijd samen naar een passende
oplossing of alternatieve datum.

10. Klachten

Niet tevreden of loopt iets anders dan verwacht? Laat het ons binnen 48 uur schriftelijk weten. We
doen ons uiterste best om het snel en naar tevredenheid op te lossen.

11. Geschillen

Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen worden
voorgelegd aan de bevoegde rechter in Arnhem.

12. Privacy

We verwerken alleen persoonsgegevens die nodig zijn voor je boeking en gaan daar zorgvuldig
mee om. Je gegevens worden nooit zonder toestemming gedeeld met derden, behalve als de wet
dit van ons vraagt.