Ga naar de inhoud 
Algemene voorwaarden Vergaderen op de Veluwe
Deze voorwaarden gelden voor offertes, opties, boekingen en overeenkomsten met Vergaderen op de Veluwe
1. Begrippen
1.1 Vergaderen op de Veluwe: Vergaderen op de Veluwe, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 83252606 en gevestigd in Arnhem.
1.2 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die een offerte aanvraagt, een boeking maakt of een overeenkomst aangaat met Vergaderen op de Veluwe. De opdrachtgever handelt in beginsel in de uitoefening van een beroep of bedrijf of namens een organisatie of instelling.
1.3 Boeker: de persoon die namens de Opdrachtgever de offerte aanvraagt of de boeking bevestigt. De Boeker verklaart bevoegd te zijn om namens de Opdrachtgever te handelen.
1.4 Gast: iedere persoon die op uitnodiging of onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtgever gebruikmaakt van de locatie of van de geboekte diensten.
1.5 Locatie: de vergader-, trainings-, podcast-, foto- of andere ruimte die via Vergaderen op de Veluwe wordt geboekt.
1.6 Externe partner: een derde die in verband met de boeking aanvullende diensten levert, zoals catering, activiteiten, teambuilding, vervoer of overnachtingen.
1.7 Wanneer de opdrachtgever juridisch als consument wordt aangemerkt, blijven deze algemene voorwaarden van toepassing voor zover zij niet in strijd zijn met dwingendrechtelijke consumentenregels. De wettelijke consumentenrechten gaan in dat geval voor.
2. Toepasselijkheid
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, opties, boekingen, reserveringen en overeenkomsten met Vergaderen op de Veluwe.
2.2 De voorwaarden worden vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan de opdrachtgever beschikbaar gesteld. Door een boeking te bevestigen, accepteert de opdrachtgever deze voorwaarden.
2.3 Afwijkingen zijn alleen geldig wanneer Vergaderen op de Veluwe deze vooraf schriftelijk heeft bevestigd.
2.4 Wanneer een bepaling nietig of vernietigbaar blijkt, blijven de overige bepalingen gelden. Partijen vervangen de betreffende bepaling door een geldige bepaling die het doel daarvan zo dicht mogelijk benadert.
3. Offertes, opties en boekingen
3.1 Een offerte geldt gedurende zeven kalenderdagen als optie op de daarin genoemde locatie en datum, tenzij in de offerte een andere termijn staat.
3.2 De optie vervalt automatisch na afloop van deze termijn. Vergaderen op de Veluwe hoeft de Opdrachtgever hierover niet afzonderlijk te informeren.
3.3 Een optie kan uitsluitend schriftelijk worden verlengd. Een verlenging is pas geldig nadat Vergaderen op de Veluwe deze schriftelijk heeft bevestigd.
3.4 Zolang de offerte niet is bevestigd, is er geen definitieve boeking.
3.5 Een boeking is definitief zodra de Opdrachtgever de offerte digitaal, per e-mail of schriftelijk heeft bevestigd. Vanaf dat moment gelden de betalings-, annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden.
3.6 Bestaande klanten kunnen via het klantenportaal rechtstreeks een boeking plaatsen. Hierbij ontvangt de Opdrachtgever direct een automatische boekingsbevestiging en hoeft Vergaderen op de Veluwe de boeking niet nog afzonderlijk te bevestigen.
3.7 Rechtstreekse boekingen worden binnen 24 uur door Vergaderen op de Veluwe gecontroleerd. Bij een aantoonbare dubbele boeking, technische storing, onjuiste beschikbaarheid, kennelijke prijsfout of onterecht toegepaste korting mag Vergaderen op de Veluwe de boeking binnen deze termijn aanpassen of afwijzen. De Opdrachtgever wordt hierover zo snel mogelijk geïnformeerd.
3.8 Aan kennelijke fouten in prijzen, beschikbaarheid, kortingen of andere informatie in het klantenportaal kunnen geen rechten worden ontleend.
3.9 Kortingen worden alleen toegepast wanneer de Opdrachtgever aan de bijbehorende voorwaarden voldoet. Wanneer een korting door een technische fout of onjuiste instelling toch is verwerkt, mag Vergaderen op de Veluwe dit binnen 24 uur na de boeking corrigeren.
3.10 De persoon die een offerte bevestigt of rechtstreeks een boeking plaatst, verklaart bevoegd te zijn om namens de Opdrachtgever te handelen.
4. Prijzen en wijzigingen
4.1 Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.
4.2 De prijs, locatie, datum, tijden, deelnemersaantallen en geboekte onderdelen staan in de offerte of boekingsbevestiging.
4.3 Aanvullingen of wijzigingen zijn pas definitief nadat Vergaderen op de Veluwe deze schriftelijk heeft bevestigd. Meerwerk en aanvullende diensten worden apart doorberekend.
4.4 Wanneer na verplaatsing of wijziging andere prijzen gelden, wordt het verschil aan de opdrachtgever doorberekend.
5. Facturatie, vooruitbetaling en zekerheid
5.1 Reguliere boekingen worden op de eerste werkdag na afloop van de boeking volledig gefactureerd.
5.2 Vergaderen op de Veluwe mag voorafgaand aan de boeking een gehele of gedeeltelijke vooruitbetaling verlangen. In dat geval wordt het eventueel resterende bedrag op de eerste werkdag na afloop van de boeking gefactureerd.
5.3 Bij een nieuwe of moeilijk verifieerbare onderneming en bij een opdrachtgever met eerdere betalingsproblemen mag Vergaderen op de Veluwe verlangen dat 100% van het boekingsbedrag vooraf wordt betaald.
5.4 Voor boekingen met overnachtingen, teambuilding, meerdere dagen of een hoge boekingswaarde geldt in beginsel een vooruitbetaling van 50% van het totale boekingsbedrag.
5.5 Wanneer Vergaderen op de Veluwe voor de uitvoering van de boeking vooraf kosten moet betalen aan een cateraar of andere externe partner, mag een hogere vooruitbetaling worden verlangd. De hoogte hiervan wordt vooraf aan de opdrachtgever meegedeeld.
5.6 Afwijkende afspraken over facturatie, vooruitbetaling of de betalingstermijn gelden alleen wanneer Vergaderen op de Veluwe deze vooraf schriftelijk heeft bevestigd.
5.7 Wanneer een vooruitbetaling is afgesproken, moet deze uiterlijk op de vervaldatum van de factuur door Vergaderen op de Veluwe zijn ontvangen. Wanneer de boeking op korte termijn plaatsvindt, mag Vergaderen op de Veluwe een kortere betalingstermijn of onmiddellijke betaling verlangen.
5.8 Wanneer een gevraagde vooruitbetaling niet tijdig is ontvangen, mag Vergaderen op de Veluwe de uitvoering van de boeking en de inkoop bij externe partners opschorten. Wanneer betaling na een schriftelijke aanmaning en aanvullende betalingstermijn uitblijft, mag Vergaderen op de Veluwe de boeking annuleren. De overeengekomen annuleringsvoorwaarden blijven daarbij van toepassing.
5.9 Bij annulering wordt een ontvangen vooruitbetaling verrekend met de verschuldigde annuleringskosten en andere bedragen die de opdrachtgever nog verschuldigd is. Een eventueel resterend bedrag wordt aan de opdrachtgever terugbetaald.
5.10 Kosten van catering, activiteiten en andere externe partners worden niet terugbetaald voor zover Vergaderen op de Veluwe deze bedragen niet van de betreffende partner terugontvangt of zelf nog aan deze partner verschuldigd is.
6. Facturatie en betaling
6.1 De standaard betalingstermijn bedraagt 14 kalenderdagen na factuurdatum.
6.2 Een betalingstermijn van 21 dagen is alleen mogelijk wanneer de opdrachtgever dit vóór bevestiging van de boeking aanvraagt en Vergaderen op de Veluwe hiermee schriftelijk instemt.
6.3 Een langere betalingstermijn geldt alleen wanneer deze vooraf schriftelijk is overeengekomen. Vergaderen op de Veluwe mag daarbij besluiten dat kortingen niet van toepassing zijn.
6.4 De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van alle factuurgegevens, waaronder het juiste factuuradres, een PO- of inkoopnummer, kostenplaats, projectnummer, e-mailadres van de crediteurenadministratie en eventuele leveranciersregistratie.
6.5 Het ontbreken of te laat aanleveren van deze gegevens schort de betalingsverplichting niet op en verlengt de betalingstermijn niet.
6.6 Wanneer een factuur door onjuiste of onvolledige informatie van de Opdrachtgever moet worden aangepast, begint daardoor geen nieuwe betalingstermijn.
6.7 Bezwaren tegen een factuur moeten uiterlijk binnen zeven kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk worden gemeld. Een bezwaar schort de betaling van het niet-betwiste gedeelte niet op.
6.8 Een in de offerte of boekingsbevestiging opgenomen korting wordt verleend onder de voorwaarde dat alle facturen tijdig en volledig worden betaald. Wanneer een factuur na de vervaldatum niet volledig is betaald, ontvangt de opdrachtgever eerst een betalingsherinnering. Blijft volledige betaling vervolgens gedurende zeven kalenderdagen uit, dan is Vergaderen op de Veluwe gerechtigd de verleende korting te laten vervallen en het betreffende kortingsbedrag aanvullend te factureren.
6.9 Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim. Vergaderen op de Veluwe mag vanaf de vervaldatum de geldende wettelijke handelsrente en de wettelijk toegestane buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen.
6.10 Betalingen worden eerst toegerekend aan verschuldigde kosten en rente en daarna aan de oudste openstaande factuur.
7. Annuleren van een losse boeking
7.1 Annulering kan uitsluitend schriftelijk plaatsvinden. De datum waarop Vergaderen op de Veluwe de annulering ontvangt, geldt als annuleringsdatum.
7.2 Bij annulering 30 kalenderdagen of meer vóór aanvang is geen annuleringsvergoeding verschuldigd.
7.3 Bij annulering 15 tot en met 29 kalenderdagen vóór aanvang is 50% van het totale boekingsbedrag verschuldigd.
7.4 Bij annulering 8 tot en met 14 kalenderdagen vóór aanvang is 75% van het totale boekingsbedrag verschuldigd.
7.5 Bij annulering 7 kalenderdagen of minder vóór aanvang is 100% van het totale boekingsbedrag verschuldigd.
7.6 Kosten van externe partners die niet kosteloos kunnen worden geannuleerd, komen aanvullend volledig voor rekening van de opdrachtgever. Dit geldt ook wanneer deze kosten hoger zijn dan de hiervoor genoemde annuleringsvergoeding.
8. Verplaatsen van een losse boeking
8.1 Een losse boeking kan één keer kosteloos worden verplaatst wanneer het verzoek 30 kalenderdagen of meer vóór de oorspronkelijke aanvangsdatum schriftelijk wordt ingediend.
8.2 Verplaatsen is alleen mogelijk op basis van beschikbaarheid en naar een datum binnen zes maanden na de oorspronkelijke aanvangsdatum.
8.3 De nieuwe boeking vindt plaats bij dezelfde locatie en heeft minimaal dezelfde boekingswaarde. Een hogere boekingswaarde wordt aanvullend doorberekend. Bij een lagere boekingswaarde vindt geen terugbetaling of verrekening van het verschil plaats.
8.4 Een boeking die eenmaal is verplaatst, kan niet opnieuw worden verplaatst.
8.5 Een verzoek tot verplaatsing dat 29 kalenderdagen of minder vóór de oorspronkelijke aanvangsdatum wordt ingediend, wordt behandeld als annulering van de oorspronkelijke boeking en als een nieuwe boeking. Vergaderen op de Veluwe kan hiervan schriftelijk afwijken.
8.6 Wanneer een verplaatste boeking later wordt geannuleerd, worden de annuleringskosten berekend aan de hand van zowel de oorspronkelijke als de nieuwe aanvangsdatum. Het hoogste van beide bedragen is verschuldigd.
8.7 Kosten van catering, activiteiten en andere externe partners vallen niet onder kosteloos verplaatsen. Wijzigings- en annuleringskosten die deze partners in rekening brengen, worden aan de opdrachtgever doorberekend.
9. Meerdaagse boekingen en samenhangende reeksen
9.1 Onder een meerdaagse boeking of samenhangende reeks wordt verstaan: meerdere gereserveerde dagen die onderdeel zijn van één evenement, training, cursus, programma of opdracht.
9.2 Voor het annuleren of verplaatsen van één of meerdere gereserveerde dagen gelden per datum de voorwaarden uit artikel 7 en 8.
9.3 Een voor een meerdaagse boeking of samenhangende reeks overeengekomen pakketprijs of korting wordt verleend onder de voorwaarde dat het afgesproken aantal dagen, deelnemers en onderdelen wordt afgenomen.
9.4 Wanneer door een gehele of gedeeltelijke annulering niet meer aan de voorwaarden van de pakketprijs of korting wordt voldaan, vervalt de overeengekomen korting. Vergaderen op de Veluwe mag de betreffende boeking opnieuw berekenen op basis van de reguliere prijzen die golden op het moment waarop de boeking tot stand kwam.
9.5 Wanneer Vergaderen op de Veluwe voor catering, activiteiten of andere diensten van externe partners een prijsafspraak of korting heeft gemaakt op basis van de volledige reeks, mag deze prijs bij een gehele of gedeeltelijke annulering worden aangepast. Een prijsverschil of vervallen korting die door de externe partner aan Vergaderen op de Veluwe wordt doorberekend, mag aanvullend aan de opdrachtgever worden gefactureerd.
9.6 Een kortingsbedrag dat al is verrekend of waarvan de opdrachtgever al heeft geprofiteerd, mag aanvullend worden gefactureerd. Dit staat los van een eventuele annuleringsvergoeding die op grond van artikel 7 verschuldigd is.
9.7 Bij grote of afwijkende boekingen kunnen in de offerte aanvullende of afwijkende betalings-, annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden worden opgenomen.
10. Deelnemersaantallen, catering en dieetwensen
10.1 De Opdrachtgever geeft het definitieve aantal deelnemers uiterlijk drie werkdagen vóór de boekingsdatum schriftelijk door, tenzij in de offerte of boekingsbevestiging een andere termijn staat.
10.2 Dieetwensen, allergieën en intoleranties moeten uiterlijk zeven kalenderdagen vóór de boekingsdatum schriftelijk worden doorgegeven, tenzij in de offerte of boekingsbevestiging een andere termijn staat.
10.3 Wanneer het definitieve aantal deelnemers niet tijdig wordt doorgegeven, mag Vergaderen op de Veluwe uitgaan van het laatst bekende aantal deelnemers.
10.4 Een verlaging van het aantal deelnemers binnen drie werkdagen vóór de boekingsdatum leidt niet tot een vermindering van de overeengekomen kosten.
10.5 Een verhoging van het aantal deelnemers binnen drie werkdagen vóór de boekingsdatum is alleen mogelijk wanneer de capaciteit van de locatie en de beschikbaarheid bij Vergaderen op de Veluwe en haar externe partners dit toelaten. De extra kosten worden doorberekend.
10.6 Dieetwensen, allergieën of intoleranties die na de uiterste wijzigingsdatum worden doorgegeven, kunnen mogelijk niet meer worden verwerkt. Vergaderen op de Veluwe kan hiervoor geen garantie geven.
10.7 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het volledig en correct doorgeven van dieetwensen, allergieën en intoleranties van alle deelnemers.
10.8 Vergaderen op de Veluwe geeft ontvangen dieetinformatie door aan de betreffende cateraar of externe partner. Omdat producten kunnen worden bereid in een omgeving waarin ook allergenen aanwezig zijn, kan een volledig allergeenvrije bereiding niet altijd worden gegarandeerd. Bij ernstige allergieën is voorafgaand overleg noodzakelijk.
10.9 Voor catering genoemde bezorgtijden en tijdvakken zijn indicatief, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk een gegarandeerd leveringstijdstip is overeengekomen. Vergaderen op de Veluwe plant de levering zorgvuldig in en houdt waar redelijkerwijs mogelijk toezicht op de uitvoering, maar kan niet garanderen dat een externe cateraar exact op het aangegeven tijdstip levert.
10.10 Bij vertraging in de levering van catering neemt Vergaderen op de Veluwe contact op met de betreffende cateraar en spant zij zich in om de levering zo snel mogelijk alsnog te laten plaatsvinden. Een beperkte vertraging geeft de opdrachtgever geen recht op annulering van de boeking, vermindering van de locatiehuur of vergoeding van indirecte schade.
11. Externe partners
11.1 Voor onderdelen die door een externe partner worden uitgevoerd, kan Vergaderen op de Veluwe optreden als bemiddelaar of als contractspartij. Uit de offerte of boekingsbevestiging blijkt welke diensten onderdeel zijn van de overeenkomst.
11.2 De Opdrachtgever is gebonden aan redelijke wijzigings- en annuleringsvoorwaarden van externe partners voor zover deze vooraf zijn meegedeeld of uit de aard van de dienst voortvloeien.
11.3 Kosten die een externe partner door annulering, verplaatsing of wijziging in rekening brengt, worden volledig aan de Opdrachtgever doorberekend.
11.4 Klachten over een externe partner moeten zo snel mogelijk bij Vergaderen op de Veluwe worden gemeld. Vergaderen op de Veluwe zal zich inspannen om de klacht met de betreffende partner op te lossen.
11.5 Wanneer Vergaderen op de Veluwe uitsluitend als bemiddelaar optreedt en de overeenkomst rechtstreeks tussen de Opdrachtgever en de externe partner wordt gesloten, is Vergaderen op de Veluwe niet aansprakelijk voor de uitvoering van die overeenkomst.
12. Gebruik van de locatie en huisregels
12.1 De afgesproken start- en eindtijd staan in de boekingsbevestiging. De ruimte is toegankelijk vanaf dertig minuten vóór aanvang tot vijftien minuten na afloop, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.
12.2 Bij langer gebruik zonder voorafgaande toestemming mag Vergaderen op de Veluwe de extra tijd per vijftien minuten doorberekenen op basis van de overeengekomen huurprijs. Extra schoonmaak- of personeelskosten worden aanvullend doorberekend.
12.3 De locatie mag alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is geboekt, tenzij vooraf schriftelijk anders is afgesproken.
12.4 De Opdrachtgever laat de locatie netjes en volgens de aanwezige instructies achter.
12.5 Roken is binnen niet toegestaan. Open vuur en andere brandgevaarlijke handelingen zijn niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
12.6 Parkeren is alleen toegestaan op de daarvoor aangewezen plaatsen.
12.7 Huisdieren zijn alleen toegestaan na voorafgaande schriftelijke toestemming.
12.8 De Opdrachtgever voorkomt overlast en zorgt dat gasten en ingeschakelde derden de huisregels en aanwijzingen van Vergaderen op de Veluwe opvolgen.
13. Fotoshoots en gebruik van materialen
13.1 Bij fotoshoots is het gebruik van confetti, glitters en vergelijkbare moeilijk te verwijderen materialen niet toegestaan.
13.2 Het aanbrengen van (gaffer)tape op de vloeren is niet toegestaan.
13.3 Wanneer deze bepalingen worden overtreden, worden de extra schoonmaak-, herstel- en vervangingskosten volledig aan de Opdrachtgever doorberekend.
13.4 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade en vervuiling die wordt veroorzaakt door de Opdrachtgever of door fotografen, modellen, leveranciers, gasten en andere aanwezigen die bij de boeking horen.
14. Intellectuele eigendom en gebruik van beelden
14.1 Alle intellectuele-eigendomsrechten op door Vergaderen op de Veluwe verstrekte teksten, foto’s, ontwerpen, plattegronden, presentaties, werkwijzen, offertes, arrangementen en andere materialen blijven bij Vergaderen op de Veluwe of de oorspronkelijke rechthebbende.
14.2 Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming mogen deze materialen niet geheel of gedeeltelijk worden verveelvoudigd, openbaar gemaakt, commercieel gebruikt, gewijzigd of aan derden beschikbaar gesteld. Intern delen is toegestaan voor zover dit noodzakelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van de boeking.
14.3 Informatie die duidelijk als vertrouwelijk is aangemerkt of waarvan de Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze vertrouwelijk is, mag niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming met derden worden gedeeld.
14.4 Beelden en andere producties die tijdens een geboekte fotoshoot op de locatie worden gemaakt, mogen pas commercieel worden gepubliceerd, verspreid of gebruikt nadat alle facturen voor de betreffende boeking volledig zijn betaald.
14.5 Onder commercieel gebruik valt onder andere gebruik op bedrijfswebsites, webshops, sociale media, advertenties, drukwerk, campagnes, productverpakkingen en andere commerciële communicatie.
14.6 Totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden, mogen de beelden intern worden geselecteerd, beoordeeld en bewerkt, maar nog niet worden gepubliceerd of commercieel worden gebruikt.
14.7 De Opdrachtgever informeert fotografen, producenten, modellen en andere betrokken partijen over deze beperking en zorgt ervoor dat zij deze naleven.
14.8 Wanneer beelden vóór volledige betaling toch commercieel worden gebruikt, mag Vergaderen op de Veluwe de Opdrachtgever schriftelijk sommeren dit gebruik op te schorten totdat alle openstaande bedragen zijn betaald.
15. Schade en verantwoordelijkheid
15.1 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor schade die door de Opdrachtgever, gasten of ingeschakelde derden aan de locatie, inventaris of omgeving wordt veroorzaakt.
15.2 Schade, defecten of vermissingen moeten direct aan Vergaderen op de Veluwe worden gemeld.
15.3 Redelijke kosten voor extra schoonmaak, herstel of vervanging worden aan de Opdrachtgever doorberekend.
15.4 De Opdrachtgever is verantwoordelijk voor toezicht op gasten en voor naleving van de overeengekomen capaciteit en veiligheidsvoorschriften.
16. Aansprakelijkheid
16.1 Vergaderen op de Veluwe is alleen aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aantoonbare toerekenbare tekortkoming.
16.2 Vergaderen op de Veluwe is niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, omzetverlies, winstderving, gemiste besparingen, reputatieschade, productieverlies of bedrijfsstagnatie.
16.3 De totale aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag dat in het betreffende geval door de aansprakelijkheidsverzekering wordt uitgekeerd, vermeerderd met het toepasselijke eigen risico.
16.4 Wanneer de aansprakelijkheidsverzekering geen dekking biedt of niet tot uitkering overgaat, is de aansprakelijkheid beperkt tot maximaal het factuurbedrag exclusief btw van de boeking waarop de schade betrekking heeft.
16.5 Wanneer de boeking uit meerdere afzonderlijke dagen of onderdelen bestaat, is de aansprakelijkheid beperkt tot het factuurbedrag van de dag of het onderdeel waarop de schade betrekking heeft.
16.6 Vergaderen op de Veluwe is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van eigendommen van de Opdrachtgever of gasten.
16.7 Vergaderen op de Veluwe is niet aansprakelijk voor schade door onjuiste of onvolledige informatie van de Opdrachtgever, waaronder informatie over deelnemers, dieetwensen, allergieën of het gebruik van de locatie.
16.8 De beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Vergaderen op de Veluwe en voor zover beperking wettelijk niet is toegestaan.
17. Overmacht
17.1 Onder overmacht vallen omstandigheden buiten de redelijke invloed van Vergaderen op de Veluwe waardoor de boeking geheel of gedeeltelijk niet veilig of redelijkerwijs kan worden uitgevoerd. Hieronder vallen onder andere brand, overstroming, ernstige storingen, extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen en uitval van noodzakelijke voorzieningen.
17.2 Een weerswaarschuwing, waaronder code geel of code oranje van het KNMI, geeft de Opdrachtgever niet automatisch recht op kosteloze annulering of verplaatsing.
17.3 Wanneer Vergaderen op de Veluwe de locatie veilig beschikbaar kan stellen en de boeking kan uitvoeren, blijven de normale annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden gelden.
17.4 Wanneer de locatie door weersomstandigheden, een besluit van een bevoegde instantie of een aantoonbaar veiligheidsrisico niet verantwoord kan worden gebruikt, mag Vergaderen op de Veluwe de boeking opschorten, aanpassen, verplaatsen naar een andere datum of een geschikte alternatieve locatie aanbieden. Vergaderen op de Veluwe overlegt hierover waar mogelijk met de Opdrachtgever.
17.5 Wanneer verplaatsing of een geschikt alternatief niet mogelijk is, mag Vergaderen op de Veluwe de boeking geheel of gedeeltelijk annuleren. De Opdrachtgever hoeft niet te betalen voor diensten van Vergaderen op de Veluwe die niet worden uitgevoerd. Reeds gemaakte kosten en kosten van externe partners worden wel doorberekend voor zover Vergaderen op de Veluwe deze kosten zelf niet terugontvangt of nog verschuldigd is.
17.6 Omstandigheden aan de zijde van de Opdrachtgever, zoals ziekte, onvoldoende deelnemers, vertraging, verkeershinder, problemen met het openbaar vervoer of een intern besluit om niet naar de locatie te komen, geven niet automatisch recht op kosteloze annulering of verplaatsing. In deze situaties blijven de normale annulerings- en verplaatsingsvoorwaarden gelden.
17.7 Vergaderen op de Veluwe is bij overmacht niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals omzetverlies, extra personeelskosten, reis- en verblijfskosten of andere gevolgschade.
18. Klachten
18.1 Een probleem tijdens de boeking moet direct worden gemeld, zodat Vergaderen op de Veluwe de mogelijkheid krijgt het probleem te onderzoeken en waar mogelijk op te lossen.
18.2 Klachten die niet tijdens de boeking konden worden gemeld, moeten uiterlijk binnen 48 uur na afloop schriftelijk en voldoende omschreven worden ingediend.
18.3 Het indienen van een klacht schort de betalingsverplichting niet op.
19. Privacy
19.1 Vergaderen op de Veluwe verwerkt persoonsgegevens volgens de privacyverklaring die op de website is gepubliceerd.
19.2 Voor de uitvoering van een boeking kunnen noodzakelijke gegevens, waaronder dieetwensen en allergieën, worden gedeeld met betrokken dienstverleners en externe partners.
19.3 Vergaderen op de Veluwe deelt uitsluitend gegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor de uitvoering van de geboekte diensten.
20. Toepasselijk recht en geschillen
20.1 Op alle offertes, boekingen en overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
20.2 Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen.
20.3 Geschillen worden voorgelegd aan de wettelijk bevoegde rechter. Voor zover een forumkeuze rechtsgeldig kan worden gemaakt, is de rechtbank Gelderland bevoegd. Voor consumenten geldt de rechter die volgens de wet bevoegd is.